病院に予約を入れたけれど、予定が変わってしまった場合どのような仕方でキャンセルの電話を入れたらいいのか、なんて言えばいいのか迷いますよね。
また、キャンセルの電話を病院に入れる際のマナーやルールも知りたいと思う方も多いはず。
そこで今回は、病院の予約キャンセル電話の仕方や例文、マナーやルールについてまとめました。迷った時にはぜひ参考にしてみてくださいね。
病院の予約キャンセル電話の仕方は？
急な予定ができて病院の予約をキャンセルしなくてはいけない時、電話の仕方やなんて言えばいいのか迷ってしまうこともありますよね。
そこで、病院へのキャンセル電話の仕方の基本的な手順とをご紹介します！
1. 基本的なキャンセル電話の仕方の手順
病院への予約キャンセル電話の基本的な手順は以下の通りです。
- 病院の電話番号を確認し、電話をかける。
- オペレーターに、予約キャンセルの旨を伝える。
- オペレーターから、患者情報の確認を求められるので、名前や診察券番号などを伝える。
- 予約キャンセルする日時を伝える。
- 必要に応じて、キャンセルの理由や変更希望の日時などを伝える。
- 最後に、オペレーターから確認の言葉があるので、それに答えて通話を終える。
病院へキャンセルの電話の仕方は上記の手順に添って行えばスムーズにキャンセルが可能となります。
キャンセル電話の仕方で一番大事なことは、丁寧かつ明確に伝えることです。
また、病院によっては電話でのキャンセルではなくホームページ上からキャンセルが可能な場合があるので、事前に確認しておくようにしましょう。
病院にキャンセル電話をする時に伝える事
病院に予約キャンセルの連絡をする場合、必要な情報を事前に用意しておくと電話をかけた際に慌てずに済みますよ。
病院にキャンセルの電話をする前に用意しておきたい情報は以下になります。
・自分の名前
・診察券番号（患者番号）
・予約していた診療科（複数の場合は全て）
・予約日時
・キャンセルの意向
・キャンセルの理由
・変更希望の日時
また、予約の変更希望の日時がある場合は、できるだけ具体的に病院側に伝えるようにしましょう。
時間帯や曜日など、希望がある場合は事前に候補日を挙げておおくと、電話口でスムーズな予約ができますよ。
最後に、キャンセル理由についても、病院側に正確な情報を伝えることが大切です。
病院へ電話でキャンセルする時、なんて言えばいい？例文を3つ紹介！
病院へ電話で予約キャンセルをする時になんて言えばいいんだろう…と迷ってしまうことがありますよね。
そこで、病院へ電話でキャンセルする時になんて言えばいいかの例文を3つご紹介します。
1. 体調不良でキャンセルする場合
体調不良で病院に行けなくなりキャンセルの電話をする際、なんて言えばいいのかというと以下のような例文が参考になります。
「先日予約させていただいた○○診療科の×月×日の予約ですが、急な体調不良により来院することができません。大変申し訳ありませんが、予約をキャンセルさせていただきたいと思います。後日、改めて予約をお願いできればと思います。よろしくお願いいたします。」
このように、具体的な予約の日時と診療科・そして体調不良でキャンセルする旨を伝え、丁寧に謝罪をすることが大切です。
また、改めて予約をお願いする旨も伝えることで、病院側も対応しやすくなりますよ。
2. 急な予定が入ってキャンセルする場合
急な予定が入って病院に行けなくなりキャンセルの電話をする際、なんて言えばいいのかというと以下のような例文が参考になります。
「先日、○○病院で予約をしていた△△と申します。今回、急な予定が入ってしまい、予約をキャンセルさせていただきたいのですが、よろしいでしょうか？また、次回の予約日について、ご相談させていただけますでしょうか？」。
このように、丁寧かつ迅速にキャンセルの意向を電話で病院側に伝え、また次回の予約についても相談する旨を伝えることが重要です。
特に急な予定の場合は、できるだけ早くキャンセルの連絡をするよう心がけましょう。
3. 病院を受信する必要がなくなってキャンセルする場合
病院を予約していたものの状態が回復して受診の必要がなくなりキャンセルの電話をする際、なんて言えばいいのかというと以下のような例文が参考になります。
「先日予約をさせていただいた○○と申し混ますが、状態が回復して受診の必要がなくなったため今回の予約はひとまずキャンセルさせていただきます。ご迷惑をおかけして申し訳ありません。今後もよろしくお願いいたします。」
例えば、他の医療機関で治療が終了した場合や、症状が改善したため受診の必要がなくなった場合には、このような例文が適切です。
また、病院によっては、キャンセル待ちの患者がいる場合があるため、できるだけ早めに連絡をすることがマナーとされています。
病院の予約キャンセル電話のマナーは？
病院の予約キャンセルは、急な用事や体調不良などで必要な場合があります。しかし、電話でのキャンセルにもマナーがあります。
ここでは、病院の予約キャンセル電話についてマナーや注意点についてご紹介します。
予約日の前日までにはキャンセルの電話を！
病院に予約のキャンセルをする際、できるだけ早めに電話を入れるのがマナーです。
しかし、急な体調不良や突然の予定変更などやむを得ない事情で当日の連絡になってしまった場合は、マナーとして早急にキャンセルの電話を入れるようにしましょう。
もし当日になってしまった場合でも、できるだけ早めに電話を入れて、相手の都合を考えるように心掛けてくださいね。
当日の予約キャンセルは極力避けるのがマナー！
予約日当日の電話キャンセルは、病院側にとっても迷惑な場合が多いため極力避けるべきです。
病院側は、診療スタッフの人数や医療機器の準備などを予め調整しており当日の急なキャンセルによって予定が変更になると、診療スタッフのスケジュール調整や予約の再調整が必要になります。
また、その日の予約が埋まっていた場合、他の患者さんを診察するために、予約が取れない状況になってしまう可能性もあります。
さらに、急なキャンセルによって、医師や看護師の時間が無駄になり、待ち時間が長くなってしまうこともあります。
病院の予約キャンセル電話の仕方についてのQ&A
次に病院の予約キャンセル電話の仕方について知りたい人に役立つ、よくある質問をまとめてご紹介しますね！
Q1. 予約キャンセルの電話はいつまでに入れるべきですか？
A1. 病院によって異なりますが、できるだけ早く電話を入れることが望ましいです。一般的には、予約日の前日や当日の朝など、できるだけ早い段階でキャンセルの意向を伝えるようにしましょう。
Q2. 当日の予約キャンセルは可能ですか？
A2. 病院によって異なりますが、原則として当日のキャンセルは避けるようにしましょう。当日の場合、他の患者さんが予約できなくなってしまうため、医療機関側も混乱してしまいます。また、予約の空きがある場合でも、当日は医師やスタッフの都合が悪くなる場合があります。
Q3. キャンセルの電話で伝えるべきことは何ですか？
A3. 予約の日時、患者さんの名前、診察券番号、診療科、キャンセルの理由などを伝えるようにしましょう。また、予約の変更希望や、別の日時での予約希望がある場合は、それも伝えるようにしましょう。
Q4. キャンセルの電話で注意すべきマナーはありますか？
A4. キャンセルの理由は正直に伝えるようにしましょう。また、丁寧かつ明確に伝えることが大切です。
キャンセルの電話は医療機関側にとっても迷惑なものですが、患者さんの都合でキャンセルが必要になることもあるでしょう。
病院の予約キャンセル電話の仕方については、事前に下調べをしておくことでスムーズな対応ができます。
まとめ
病院の予約キャンセル電話の仕方は、事前に電話できる時間帯やキャンセルのルールを確認することが大切です。
キャンセルの理由や日時変更希望の場合は、相手の立場に立って丁寧に伝えましょう。
また、病院側にも迷惑がかかってしまうことを忘れず、感謝の気持ちを忘れずに伝えるように心がけ、相手に気配りやマナーを持って伝えることで、円滑に対応することができますよ。